Teletravail : nos erreurs a eviter dans votre communication a distance

Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les risques d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a tout prix.

Pres de 80% des conflits au boulot paraissent lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez sans doute constate, la distance n’arrange que dalle a l’affaire. Plutot que de botter en touche, mieux coi»te savoir, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la belle action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation a aussi bien dans le fond du message que sur sa forme.

Mail : faciliter le quotidien de votre destinataire

Dans le champ de l’ecrit, le message electronique regne forcement en maitre. De nos jours tout aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il devra s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y une rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – reste redhibitoire», constate Valerie Angliviel une Beaumelle, manager chez Danone. Le message implicite, c’est que vous ne tenez nullement votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de ce mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans contenu dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit sa responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui votre envoi est-il lie ?

Cette desinvolture renvoie surtout votre signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez nullement les details qui faciliteront le quotidien de votre destinataire qui, tout comme vous, croule sous les sollicitations. Autre detail a bannir : des majuscules, qui sont l’equivalent ecrit de la AGRESSION, voire de la ENGUEULADE. Les typo fantaisistes risquent, elles, de ne pas s’afficher sur l’ensemble des ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» pour chacune de vos missives electroniques, son emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez des difficultes a prioriser vos requetes.

Cote destinataire, Il semble important de se montrer attentif au timing. En clair, faut-il repondre a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message d’embauche sans reponse. Il va falloir a minima accuser connexion dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera Afin de d’une negligence, voire Afin de une faute. Si vous manquez vraiment de moment Afin de repondre, faites un aucun cote en restant poli : «J’ai bien recu ta demande, mais je ne pourrai te repondre que plus tard.» Et, precise votre consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».

Visio : non a toutes les ecrans noirs !

Couper sa camera lors tout d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel en Beaumelle. Vous risquez egalement de perdre Afin de impoli. «L’ecran noir vous autorise a Realiser autre chose en meme temps, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre en train d’ecrire les mails ou de repondre a ces textos… Vous ne vous le permettriez vraisemblablement jamais dans une salle de reunion, entoure de les collegues !» Si vous devez absolument laisser ce webcam en off, prevenez en amont d’une reunion, votre sera mieux compris. Car votre ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Il s’agit Indeniablement de pallier «signal faible» d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devrez a minima lui passer un petit coup de fil pour tenter de savoir et cela se passe.

Visio : gare au look

Au jeu de l’image de soi, la visioconference ne pardonne pas grand chose : vous etes constamment sous le regard des autres participants, certes, puis sous votre regard, qui n’est que rarement le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% i  l’occasion des derniers mois, pour satisfaire a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, il convient adopter une posture technique, recommande Charlotte Ringrave Ne pas se tenir avachi, ne pas lire ses messages ou des documents en meme temps libre car la direction de ce regard vous trahira».

Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de votre camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants d’une visio observent de pres le look des autres et meme s’interessent a leur deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent i  chaque fois en gali?re a l’image et soignez la arriere-plan : une etagere avec plusieurs livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou 1 meuble serti tout d’un vase fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer les interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, ce qui laisse aux autres participants tout site rencontre 321chat loisir de contempler vos narines et revele car vous ne savez pas choisir votre camera. Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.

Telephone : gui?re juste en cas d’urgence

Neglige depuis l’avenement des textos et des messages, le portable revient en force Afin de gerer les urgences ou les details dont la resolution mettrait 1 temps infini par ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous nos «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez Afin de debriefer tranquille et completer des echanges virtuels. L’informel passe plus au sein d’ une relation telephonique qu’en visio conference».

Alors qu’il trouve desormais tout son charme intimiste, le portable exige egalement de ce part un minimum d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper sur le clavier de votre ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de votre interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez gui?re non plus votre smartphone sonner dans le vide. Envoyez bien un texto pour signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser reception.

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Tchats : chassez l’ambiguite

Les plateformes de communication collaboratives internes seront un autre lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fait li , j’ai fera ca». Naturellement, on doit communiquer via vos reussites, mais l’expression continuelle d’un ego, ainsi que les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront jamais d’agacer vos collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant en avant nos succes communs», suggere Valerie Angliviel d’une Beaumelle. Tout le monde vous adorera !